Dokumente Weltreise: Checkliste & Tipps zur sicheren digitalen Aufbewahrung

Eine Weltreise stellt dich vor viele Herausforderungen, sei es die Planung und Organisation der Reise selbst, das Kalkulieren deines Reisebudgets oder das Erstellen einer kompakten Packliste.

Doch auch das Thema Dokumente auf Weltreise ist ein sehr wichtiges Thema, das du rechtzeitig vor deiner Abreise angehen solltest, damit du immer Zugriff auf alle wichtigen Dokumente im Fall der Fälle hast.

Zuerst einmal musst du jedoch identifizieren, welche Weltreise-Dokumente du zwingend benötigst.

Eine gut strukturierte Ablage aller wichtigen Dokumente für deine Weltreise erspart dir zudem viel Stress auf der Reise selbst, wenn du wie Thomas auf einer seiner Reisen am Flughafen drei Stunden vor Abreise eine digitale Kopie deines Passfotos brauchst und dann glücklicherweise auch darauf zurückgreifen kannst.

Seitdem wir Fälle wie diese selbst erlebt haben, gehört die digitale Organisation unserer Weltreise-Dokumente fest zu unserer Reisevorbereitung.

In dieser Checkliste zeigen wir dir also, welche Dokumente du für deine Weltreise brauchst und wie du sie sicher digital aufbewahrst, damit du auf einer langen Reise jederzeit sorgenfrei darauf zurückgreifen kannst.

Diese Dokumente benötigst du für deine Weltreise

Bevor du mit dem Digitalisieren und Sichern beginnst, solltest du dir einen Überblick verschaffen, welche Dokumente für eine Weltreise überhaupt wichtig sind. Viele Dinge wirken selbstverständlich, andere übersiehst du leicht und im ungünstigsten Fall werden genau diese später gebraucht, wenn du keinen Zugriff mehr darauf hast.

Dokumente Weltreise: Wichtige im Überblick

• Reisepass: Achte darauf, dass dein Pass idealerweise mindestens ein Jahr gültig ist. Einige Länder verweigern die Einreise, wenn der Pass in weniger als sechs Monaten abläuft. Optional kannst du auch einen zweiten Reisepass beantragen. Allerdings brauchst du dafür eine Begründung. Manche Länder verweigern dir eine Einreise, wenn du beispielsweise nach Israel reist, was ein Grund wäre.
• Visa und Passfotos: Beantrage deine Visa-Anträge frühzeitig, da Botschaften teils mehrere Wochen brauchen. Für Visa-on-Arrival solltest du immer Passfotos dabei haben. Wir haben immer 6 ausgedruckte Passfotos in der Reisepasshülle.
• Impfpass: Vor allem wenn du in oder aus Gelbfieberregionen in andere Regionen reist, kann der Impfpass verpflichtend sein.
• Internationaler Führerschein: Ist vor allem dann besonders wichtig, wenn du Roller oder Autos mieten möchtest. Die Beantragung vor Ort in der Zulassungsstelle geht relativ schnell und unkompliziert mit moderaten Kosten (ca. 17€). Dafür brauchst du nur deinen Führerschein, ein biometrisches Passbild und einen gültigen Personalausweis.
• Internationaler Krankenversicherungsnachweis: Speichere Versicherungsnummer und Notfallhotline digital und offline auf dem Handy. Eine ausgedruckte Kopie ist ebenfalls sinnvoll, falls du bei der Immigration danach gefragt wirst. Achte vor allem auf die Deckung der Krankenversicherung. Manche Länder verlangen eine bestimmte Deckung deiner Versicherung bei Schäden.
• Notfallnummern: Liste alle wichtigen Kontakte für Notfälle auf. Vertraute Personen, Sperrnummern für Kreditkarten oder deiner Bank, Versicherung usw.

Unser Tipp: Bewahre zusätzlich deine Originale, Kopien und Passfotos gemeinsam in einer kleinen Dokumententasche oder Reisemappe im Handgepäck auf. Sie sollte wasserdicht und leicht zugänglich sein.

Dokumente Weltreise: Kreditkarten und Bank

Auch wenn Kreditkarten genaugenommen keine Dokumente sind, passt das Thema sehr gut in diesen Guide. Denn ohne wirst du auf deiner Weltreise nicht weitkommen.

Wir empfehlen dir mindestens 3 verschiedene Kreditkartenanbieter zu nutzen, damit du ein ausreichendes Backup hast. Wir nutzen sogar 4 Kreditkarten-Anbieter: Miles & More Mastercard, Revolut VISA (unser Favorit auf Reisen), Comdirect VISA und American Express Platinum.

Du denkst dir sicher, warum du so viele Kreditkarten brauchst.

Hier ein aktuelles Szenario: Wir werden Ende Oktober 2025 auf eine 5-monatige Reise gehen und Miles&More hat vor kurzem beschlossen, die Bank der Kreditkarte von der DKB zur Deutschen Bank zu wechseln, sodass die Kreditkarte ungültig sein wird.

Wir haben zwar noch Glück im Unglück, da es eine Übergangszeit bis Ende Februar gibt und wir bis dahin auf andere Kartenanbieter wechseln können. Dennoch haben wir während dieser Zeit keine Möglichkeit, die Karte zu wechseln und können damit dann auch keine Buchungen mehr vornehmen. Somit fällt schon eine Kreditkarte für die Reise weg.

Zudem ist es uns öfter passiert, dass die Comdirect-Kreditkarte auf unseren Reisen nicht angenommen worden ist. Wir waren deshalb immer froh noch weitere Karten als Ersatz dabei zu haben.

Unser persönlicher Tipp also: Prüfe alle Kreditkarten rechtzeitig vor deiner Weltreise auf die Gültigkeit. Wie du an unserem Beispiel siehst, kannst du dennoch nicht alle Szenarien ausschließen. Auf einer langen Weltreise kannst du nicht eben mal so eine neue Ersatzkarte beantragen, auch wenn das mit Umwegen möglich ist. Deshalb empfehlen wir dir speziell für die Reise mehrere Anbieter zu nutzen.

Außerdem empfehlen wir dir bei deiner Hauptbank eine Vollmacht für eine Vertrauensperson zu hinterlegen. So hast du immer die Möglichkeit, Bankgeschäfte zuhause zu erledigen, auch wenn du nicht im Land bist. Am besten informierst du dich dazu direkt bei deiner Bank.

Hier kannst du den Guide abkürzen und unsere Checkliste direkt als PDF-Datei herunterladen:

Darum sind digitalisierte Dokumente auf der Weltreise so wichtig

Nachdem du nun weißt, welche Dokumente du brauchst, geht es darum, sie so zu organisieren, damit du überall Zugriff darauf hast.

Viele Reisende speichern ihre Unterlagen noch auf Papier oder schicken sich selbst E-Mails mit Anhängen. Das ist schon ein guter Ansatz und funktioniert vor allem gut für eine kurze Reise. Wenn du jedoch monatelang unterwegs bist oder dich regelmäßig bei Grenzübertritten ausweisen musst, empfehlen wir dir unbedingt eine Digitalisierung aller wichtigen Dokumente für deine Weltreise.

Einmal ein kurzer Regenschauer oder der Verlust dieser Unterlagen, und du stehst ohne Nachweise da. Insofern gibt dir die digitale Ablage deiner Dokumente Sicherheit und vor allem Ruhe auf deiner Weltreise. Du weißt, dass du im Ernstfall alles griffbereit hast, ohne lange zu suchen oder jemanden in Deutschland um Hilfe bitten zu müssen.

Es lohnt sich also, etwas Zeit in die Vorbereitung zu investieren. Wenn dein System einmal steht, läuft es von selbst und spart dir unterwegs viel Stress. Und das Praktische dabei ist, dass du auf deinen kommenden Reisen immer bestens vorbereitet bist.

Dokumente Weltreise: So organisierst du deine Daten digital

Sensible Dokumente für die Weltreise richtig sichern

Sobald alles gescannt und sortiert ist, geht es um Schutz und Zugriff. Ziel ist ein Setup, das zuverlässig funktioniert, wenig Pflege braucht und auch dann trägt, wenn mal eines deiner Geräte ausfällt oder kein Internet hat.

Denn die Nutzung der Cloud ist praktisch, ersetzt aber kein Backup. Halte also mindestens eine weitere Möglichkeit vor, auf deine Daten zuzugreifen.

So sichern wir sensible Unterlagen in der Praxis für längere Reisen

• Zwei Ebenen statt einer: Wir nutzen die Cloud als Hauptspeicher und dazu ein zweites, unabhängiges Backup. Das kann eine verschlüsselte SSD oder ein USB-Stick sein, den du im Handgepäck mitführst.
• Verschlüsselung für SSD/USB-Stick nutzen: Auf dem Mac reichen Bordmittel aus. Unter Windows eignet sich BitLocker oder VeraCrypt. Du solltest deine sensiblen Daten definitiv verschlüsseln, damit fremde Personen bei Verlust nicht einfach so darauf zugreifen können.
• VPN bei WLAN: In fremden WLANs wie im Hotel oder Flughäfen greifen wir nach Möglichkeit nur mit VPN auf die Cloud zu. Wir nutzen dazu die Lösung von NordVPN, da wir die App sehr praktisch finden und sie auf allen Geräten funktioniert.
• Ordner sauber trennen: Wenn du deine Daten sicherst, solltest du von Beginn an eine saubere Struktur anlegen, damit du im Fall der Fälle schnell darauf zugreifen kannst und nicht in den Ordnern suchen musst. Vergebe saubere Dateinamen wie bspw. „2025-Passbild-Thomas.jpg“ in einem Ordner wie „Offizielle Dokumente“, dann hast du die Datei im Handumdrehen gefunden.
• Freigaben prüfen: Wenn ihr zu zweit reist, bietet es sich an einen gemeinsamen Ordner für die Weltreise zu erstellen. Somit habt ihr gemeinsam Zugriff auf eure wichtigen Daten und könnt immer darauf zugreifen.
• Offline sicherstellen: Du kannst die wichtigsten Ordner auch offline verfügbar machen, wenn dein Speicherplatz es zulässt. Dann kannst du auch auf die Daten zugreifen, wenn du kein Internet hast.
• 2FA sinnvoll einsetzen: Nach Möglichkeit solltest du eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Für Reisen am besten App-basiert statt SMS, da du evtl. deine deutsche SIM-Karte gar nicht nutzt.

Dokumente Weltreise: Diese Unterlagen sichern empfehlen wir dir zu sichern

Wir legen, wie schon oben erwähnt, alle Daten in eigenen Ordnern ab, damit wir einen besseren Überblick haben. Dieser Ordner ist immer offline verfügbar, damit wir auch ohne Internet Zugriff auf die Weltreise-Dokumente haben.

Diese Weltreise-Dokumente sichern wir dabei ab:

• Ordner Wichtige Dokumente: Hier legen wir unsere persönlichen Dokumente ab. Dort liegen Scans vom Reisepass, Personalausweis, Führerschein, Internationaler Führerschein, Impfpass, Internationale Krankenversicherung, VISA-Dokumente, Kreditkarten, Tauchbescheinigung, Notfallkontakte
• Ordner Flüge: Wir organisieren unsere Flugtickets in Unterordnern zusätzlich als PDF-Datei. Hilft auch, wenn man an der Immigration schnell mal einen Weiterflug nachweisen muss.
• Ordner Touren: Hier speichern wir alle Tickets ab, die wir bei GetYourGuide, lokalen Anbietern (Parktickets) usw. kaufen und als PDF-Datei erhalten.
• Ordner Steuern: Nur für Reisen relevant, die über die Steuererklärung hinaus laufen.

Extra Tipp für Weltreisen: Dieser Tipp hat nichts mit sensiblen Daten zu tun. Aber wir empfehlen dir, deine Fotos immer in regelmäßigen Abständen digital als Backup zu sichern. Thomas hat auf einer Asien-Reise sein Smartphone in Laos im Fluss verloren (und nach einer großangelegten Suchaktion mit Dorfbewohnern wieder gefunden) und so gut wie alle Reisefotos auf dem Smartphone ohne Backup gespeichert. Wäre das Handy verlorengegangen, wären alle Erinnerungen einfach so weggewesen. Seitdem sichern wir die Fotos zwischendurch regelmäßig lokal auf einer SSD auf Reisen.

Unsere erprobte Lösung: Passwortmanagement mit KeePass

Passwörter sind unterwegs der Schlüssel zu allem. Banking, Versicherungen, E-Mail, Cloud, ohne zuverlässigen Zugriff stehst du schnell still. Wir nutzen die Open-Source-Software KeePass, weil es offline funktioniert und kostenlos ist, werbefrei bleibt und sich trotzdem sauber mit der Cloud verbinden lässt. Die Software sieht zwar auf dem Laptop ziemlich oldschool aus, ist dafür aber schlank, schnell und stabil. Und das ist genau das, was wir auf einer Weltreise schätzen.

Kurz erklärt: Was ist KeePass

KeePass ist eine Passwort-Datenbank. Du legst deine Zugänge in Gruppen ab, schützt die Datei mit einem Master-Passwort und, wenn du möchtest, zusätzlich mit einer Schlüsseldatei (was wir auch empfehlen).

Der Vorteil liegt auf der Hand, denn du merkst dir nur ein einziges starkes Master-Passwort für die Datei selbst. Alle weiteren Passwörter liegen sicher in dieser Datenbank, sodass du für alle Dienste sehr lange und individuelle Passwörter verwenden kannst, die sicher sind.

Wenn die KeePass-Datei zudem in der Cloud liegt, kannst du sie auf allen Geräten synchron halten.

Unser Tipp: Nutze auf jeden Fall einen Passwortmanager für deine Weltreise, denn das ist viel sicherer als mitgeführte Zettel oder Passwörter in Notizen im Smartphone. Für die Weltreise kannst du dir sogar optional eine eigene KeePass-Datenbank nur für Reiselogins anlegen und diese gemeinsam nutzen.

Schnellstart-Anleitung: So setzen wir KeePass für die Weltreise auf

Hier eine kurze Anleitung auf Windows, wie du eine neue KeePass-Datenbank erstellst.

Schritt 1, KeePass installieren

• KeePassium auf iOS und macOS
• KeePass2Android auf Android
• KeePass auf Windows.

Schritt 2, Datenbank anlegen

• In der Cloud auf einem deiner Geräte eine neue Datenbank (*.kdbx) erstellen, ein starkes Master-Passwort vergeben.
• Zusätzlich eine Schlüsseldatei (.keyx) in Kombination mit der Datenbank anlegen (Option „Show expert options“ aktivieren -> Creat). Damit kann die Datenbank nur mit dem Schlüssel + Passwort geöffnet werden.

Wichtig: Die Schlüsseldatei darfst du niemals verlieren. Ohne diese Datei wirst du keinen Zugriff auf deine Datenbank haben. Sichere sie also mehrmals an einem guten Ort.

Schritt 3, Testeinträge

• Lege ein paar Passwörter an, speichere die Datenbank und öffne sie testweise auf einem anderen Gerät.

Schritt 4, verteilen

• Die Datenbank (.kdbx) in die Cloud legen, zum Beispiel Dropbox, iCloud oder OneDrive.
• Die Schlüsseldatei (.keyx) nur lokal auf das zweite Gerät kopieren, nicht in die Cloud. Das ist wichtig, damit bei einem Diebstahl niemand deine Datenbank hacken kann.

Schritt 5, Funktion prüfen

• Auf dem zweiten Gerät die Cloud-Datei öffnen, die lokale Schlüsseldatei (.keyx) wählen.
• Master-Passwort eingeben und Einträge prüfen, fertig.

Wenn das funktioniert, kannst du alle Passwörter in KeePass speichern und hast unterwegs Zugriff auf alle Passwörter. Sichere dir sowohl die Datenbank als auch die Schlüsseldatei nochmal extra irgendwo ab.

Brauchst du eine ausführlichere Anleitung dafür? Schreib uns gerne in die Kommentare, dann bauen wir sie gerne ausführlicher ein.

Unser Fazit zur Organisation der Dokumente auf Weltreise

Es ist wie mit der jährlichen Steuererklärung. Auch wenn die Organisation der Weltreise-Dokumente sicher nicht zu den beliebtesten To-Dos gehört, solltest du sie nicht vernachlässigen.

Bedenke, dass du viele Monate weit weg von daheim bist und dir damit viel Stress ersparen kannst. Denn wenn deine Dokumente sauber digitalisiert sind, wird vieles unterwegs einfacher und du kannst sorgenfrei reisen.

Du hast immer Zugriff auf deine Daten, musst im Fall der Fälle niemanden zu Hause wecken und kannst Nachweise in kürzester Zeit aus deinem Datenschatz herauskramen.

Und wenn du einmal alles eingerichtet hast, begleitet es dich nicht nur auf der Weltreise, sondern auch auf allen nächsten Reisen.

Schau doch mal in unseren Guide zur Weltreise-Vorbereitung mit einem 12-Monats-Zeitplan und einer Checkliste rein. Dort findest du weitere wertvolle Tipps zur Organisation deiner Weltreise.